事務所 檔案管理 自動化程度提升

作者 : 賴一甫 (風雲網通系統 技術服務部 經理)

前情提要

2020/11月 , 應 與談人 玖柞設計 朱建築師的邀請 , 我以事務所的委外 IT 技術諮詢人士身份 , 應邀列席旁聽 建築師公會的經驗分享討論會 . 會中 三位與談人分享了 相當詳實的 事務所 檔案管理 , 甚至延伸到相關於專案管理的架構與經驗 , 與談人們 提到了許多 他們各自多年的事務所開業會遇到的情況 , 當中可以彙整出許多英雄所見略同的部分 , 也有各自對於不同業務領域所產生的應對經驗與處理方式 , 現場會後討論也十分踴躍以及精彩 .

我做為 IT 產業人士 , 會中也有機會為大家補充了一些討論中相關 資訊 / 網路 / 儲存 / 資訊安全 等等領域的 觀念概念說明 . 這裡我略微摘錄了一些 三位與談人各自所分享的 經驗 , 包含了 :

1. 資深建築師的 事務所 檔案管理 與 專案追蹤 , (黃建築師)
2. 二十餘人進行多項專案管理的經驗 , (朱建築師)
3. 十人左右的事務所電腦設備與檔案管理經驗 . (蔡建築師)

希望對於事務所開業的 建築師 / 設計師們 , 在 事務所的 檔案管理自動化的工作上 , 有些參考的價值 .

看見前輩們的分享成果 , 我努力一下 , 應該也可以辦到吧

相信現場二三十位建築師們 , 看完 三位與談人的精彩分享 , 對於他們達成的高度自動化以及完整作業程序 , 心裡一定隱約發出陣陣的悸動 , 想著 :

“看見前輩們的分享成果做為借鏡實例 , 我努力一下 , 應該也可以辦到吧 ?”

其實持續改善策略不難 , 不外乎就是 : 面對 接受 處理 放下 這樣的程序循環 .
難的地方在於 , 得要不斷投入心力 : 嘗試 , 統計 , 分析 , 變換策略 , 協調 , 試誤 , 研判 , 標準化 .
最後建立起 適合自己事務所 高效益的流暢標準程序 , 做為業務推展的運作基石 .
而前述改善與推進所需要的資源 , 也就是 事務所常見的尷尬處境 : “沒時間” + “欠缺 IT 專業” .

毛胚屋 ? 成屋 ?

房子要住得舒適 , 地段位置 / 原始結構設計 / 室內設計 都很重要 . 事務所的 資訊/網路/儲存設施 ,
都被稱做為 基礎架構 . 在資訊網路基礎架構這一部份 , 絕大多數的中小企業都有個習慣 :
遇到需求 , 再來逐漸擴充 , 以符合預算上的撙節原則 .
好處是 : 逐步被動式擴充 , 保持業務能動彈的狀態 ;
壞處是 : 欠缺整體規劃 , 效能不足支應公司發展速度 , 甚至是成為 業務運作的瓶頸而不自知 .
以實際所見 , 這樣的擴增流派 , 屬於 違章加蓋的策略 . 至少 也像是 正屋不敷使用 ,
就趕緊兩側 加上 廂房 , 如同 一/二/三/四合院 那麼樣的擴建 .

公司進步成長動力 : 客戶要求

開業遇到的一切 , 其實都是 逆增上緣 呀 !
有些是因為客戶要求來得急又快 ; 有些是極難做到 ; 有些是預算不足 卻期待過高 ; 有些是客戶不斷的要求設計變更 ; 有時是同仁出差錯 ; 有時是彼此溝通不良 , 或者 缺少 會議記錄 或者 通訊內容的白紙黑字 佐證 ; 還有設備軟體不足 , 或者 欠缺合適的 企業硬體基礎架構 (包含軟實力 像是 “教育訓練”) 支持低錯誤率 高效益的業務執行 .

＃預算 #理想與期待 #溝通 #記錄 #軟硬體 #教育訓練 #基礎架構 #執行率 #協同作業 #調度

幾位 與談人 能夠經營事務所到他們目前的高度 , 實在都是因為 不服輸的態度 , 不斷在各種挑戰試煉之下 , 面對問題 , 找出更合適的解決方案 , 持續提升了他們的事務所 迎向挑戰的企業戰力基石的高度 , 做到 更為穩健地承接 客戶的需求 , 專業堅毅地完成任務 的成果 .

檔案管理

所有進行專案的公司 , 都會遇到 種類眾多的 工作檔案的管理任務 , 像是 :

• 檔案保存
• 檔案共享
• 檔案權限
• 存取速度
• 共同編輯
• 過期歸檔
• 關鍵字搜尋
• 外部存取
• 檔案攜出
• ……

風險控管

提到風險控管 , 不能不提及 備份的 3-2-1 原則 , 不論是遇到天災抑或人禍 , 或者 主機與設備壽終正寢 , 只有一份 原始資料 , 真的就是 俗稱的 剉哩等 (瘛咧等 : 戰戰兢兢地等待壞事情或災禍的發生) , 各種災難類型 , 都可以輕易地讓 資料瞬間毀損 , 把經年累月的 知識工作成果 , 一夕間化為烏有 . 著名的有 東帝士大樓大火 (2001/5/12 , 損失約 60億新台幣) , 也成為 異地備份案例必要性的經典教材 .

反過來說 , 如果 盡力做到 接近 備份的 3-2-1 原則 , 就有辦法 在單一資料版本遇上災難時 , 慶幸自己還有一份 未受到本次災難波及的資料 , 可以減少 企業智慧財產 一朝全軍覆沒的悲劇 .

資料儲存在設備上 , 設備遇到風險是統計機率上的現象 , 只有單一版本的資料 , 一定會在某個時間點遇上某些狀況 , 譬如 硬體設備的 老化 劣化 , 總是在時間演繹下的必然遭遇命運 , 硬體保固一般也只有三五年 , 有些甚至在保固期內就會遇上故障情形 , 因此 , 務實地來看 , 單份資料的 保存規劃 , 對於想要長期保存資料的企業或者個人來說 , 是一點也不現實的策略 .

常見的幾種風險型態

• 天災人禍造成的檔案遺損 (水災/火災/竊盜/駭客/勒索病毒/員工刻意或者非故意造成 …)
• 主機設備自然老化/劣化 導致的資料無法(或者完整)讀取 (壞磁區/接觸不良/零組件退化 …)
• 不當使用 (離職前的大量複製公司智慧財產檔案 …)

測試 : 術語連結

Backup / Cache / NAS / RAID / Snapshot

後話

與企業期約每五年一次架構檢討的想法

企業客戶是我們 (系統方案廠商) 主要的服務對象 , 原因是 IT 產業的方案 , 可以支撐 企業的業務不間斷運作 , 帶來商業利益 .

以下跟企業主說說幾件事情 :

[錢] [推進的程序] [啟動日]

[ 錢是英雄膽 : 沒有錢 , 萬萬不能 , 把錢的問題先說清楚 ]

先前我們定義出 常見的 網路儲存方案 , 可能落在 五年攤提 , 每工作日 支出 NT$ 40~80 之間的預算概念 . 如果 IT 基礎架構像是一個 默不出聲 足球隊的第 12 人 , 一般員工每日薪資可能是 NT$ 2,000~3,000 , 每天支援所有同仁的 IT 基礎架構 , 只需企業支付日薪 NT$ 40~80 , 真的是相當血汗啦 .

轉換成期初投資金額 可能看到的是 NT$ 50,000~100,000 , 對中小企業來說 , 也是一筆不小的數字 , 但是一旦平均攤到五年來看 , 其實如前述的金額 (每工作日 支出 NT$ 40~80) 也還好 .

[ 基礎架構建設開展的程序 ]

1. 概念的釐清 : 期初總投資金額 轉成 五年服務內容攤提 ,
2. 現行架構的問題檢討 : 這是 廠商進場場勘的效果 ,
3. 討論出方案 , 並且執行 : 這是 廠商扛起分析/建置責任的效果 ,
4. 方案導入後的協助維護 : 企業有自己的核心價值 , 需要藉助許多外部的專業規劃/建置 , 以及後續的維護協助與支援 , 還有 方案修訂與調校 . 以便帶來 槓桿效應 , 以及 團隊合作的綜效 .

[ 擺脫低效作業 , 善用 IT 的數位轉型之日 ]

當企業 :
1. 釐清自己業務的營運所缺的 自動化機制 (IT 基礎架構) ,
2. 理解了 所需支付的基礎架構投資範圍 與 帶來的效益 ,
3. 找到了 適當的操刀執行與協助維護的人選與團隊 .

就是 企業 業務順利開展 與 執行效率增幅 的基石奠定之日 .

Q & A

Q1 : NAS方案 大概需要花多少費用呢 ?

A1 : 常見的中小企業方案建置費用大約在 NT$ 50,000~100,000 左右 .

Q2 : 這筆費用 裡面包含什麼呢 ?

A2 : 會有
1. NAS 主機
2. 硬碟 (數量容量依各企業所需而不同)
3. 網路設備 (視現場所需調整內容)
4. 技術服務 (系統的規劃 / 建置 / 基礎管理與使用的教育訓練)
5. 技術支援 (日後的現場或者遠端協助 / 系統調校 / 操作問題 / 資料搬遷 / 風險控管 …)

Q3 : 我們能夠得到什麼保障呢 ?

A3 : 依據不同方案內容 , 會得到 :
1. 三年或者五年的硬體保固 , 以及 ,
2. 各家原廠所認證的 資深系統廠商工程師 支援 ,
3. 方案的導入 / 管理者的基礎教育訓練 以及 日後的 災難復原 / 操作上的疑難解答 ,
(有技術服務方案可供採購 , 協助解決 企業 IT 方案營運遇上的問題與狀況 .)

Q4 : 初期建置費用能夠便宜一些嗎 ?

A4 : 建置成本 包含 主機 / 硬碟儲存空間 / 網路設備更新 / 技術服務 / 保固 , 如果每一項都挑最便宜 , 當然可以組成 最低效能 最低容量 最高資料風險 最沒有服務與支援的 組合版本 . 而採購有幾個要素 :

1. 達到設定的 方案導入目標 ,
2. 設法控制在預算內 ,
3. 或者透過 分期導入 , 控制每一期的預算支出 .

系統廠商會協助 企業 規劃組建 最適合的組合版本 , 也盡量協助 把良好有效益的方案 , 規劃在預算附近 , 有一句 技術型 YouTuber 給了很好的採購建議 : ” Buy nice or buy twice .” 錯誤的規劃採購 , 經常得導致 整個打掉重建的二次採購與施工 , 損失超乎為了省錢而做出錯誤採購的當時的決定 .
達成 企業要的效益 , 以 每天 NT$ 40~80 的費用 , 促進 企業業務的順利進展 , 有效執行業務 , 獲取 企業本身核心價值帶來的商業利益 , 應該才是 整個採購 乃至於方案導入的原意 .
看方案建置與導入成本 , 還是得重新審視好 方案帶來的商業價值 , 才有辦法 投入正確與適當的 資訊基礎架構投資費用 .