小企業 使用 NAS 的 案例分享

— 小公司 其實更需要 好的 聰明的 企業營運基礎架構

案例分享開始

Usb, Flash Drive, Jump Drive, Data, Technology, Memory小企業內的人數不多 , 在網路仍不發達的年代 , 透過 磁碟片 或者 光碟片
都是不錯的交換檔案媒介 .

不過 , 實體媒介 會有 容量大小 以及 存取速度 限制 , 也需要實際去移動媒介
本體到不同位置去 , 多了一些額外的移動成本 . 常見的 影印店或者便利超商
代印文件服務 , 仍然還利用隨身碟複製目標檔案 .
(這類途徑同時也是 隨身碟病毒 可以繼續生存 以及 感染 的重要管道 .)

有了網路之後 , 小企業 在依然缺乏集中管理伺服器的情況之下 , 會利用 作業系統提供的 "網路芳鄰"方式 ,
開始彼此分享 各自電腦上的資料夾以及檔案 , 好處是 : 方便 , 缺點是 : 難以統一管理 .
(由於 勒索軟體前陣子的猖獗 , 作業系統公司 例如 微軟 , 也開始縮限 這個部分的功能 ,
避免 網路芳鄰傳輸協定 成為 勒索軟體的感染漏洞以及途徑 .)

Google 雲端硬碟 / Dropbox / Skype / Line 的形形色色 檔案暫存空間 以及 即時通訊夾帶檔案傳輸 ,
也成為了 電腦上 手機上 的好幫手 , 小型檔案的雲端共用空間 以及 手機間的傳遞策略 , 也因此普及了 .

以上各種方式 , 都是 小企業在 沒有自己的伺服器以前 的情況下 , 所找到的簡易傳遞檔案方式 .

來聽聽 小企業的總經理怎麼說 :

我希望可以取得最新版的檔案內容 , 以前 , 如果是透過網路芳鄰的方式 ,
我得要一台一台電腦去找檔案 , 而且每台電腦都得要設定一些 存取限制 , 相當麻煩 .

當小企業有一台 NAS 伺服器來收納所有 必需要分享的工作檔案時 , 狀況變得輕鬆多了 .
原因來自 :

  1. 檔案集中在同一個地方 , 也只需要做一次權限設定 .
  2. 共享的最新版本 , 都會存放在這台伺服器上面 , 不必到處找檔案 .

這也就是 工作流程的改革 :

  1. 讓企業同仁們 , 在工作期間 , 持續使用對的檔案儲存位置 .
  2. 檔案放在正確的位置 , 之後需要該檔案的使用者 , 一定可以在熟悉的位置找到所需的檔案 .
    全員一旦建立對的存取習慣 , 所有成員的日後存取 , 都能一起受益 .

有了專屬 NAS 檔案伺服器之後 , 來聽聽 小企業總經理的講法 :

工程師幫忙架構規劃建置之後 , 建立存取規範就很輕鬆 , 公司同仁都會使用 桌面網路芳鄰的捷徑圖示 , 很直覺 .
公司同仁也會發揮創意 , 譬如 新資料夾 檔案交換區 以及 子資料夾的創建使用 , 也能滿足工作流程 .

NAS 屬於資訊基礎架構 , 很像自來水系統 , 配好管路 (網路) , 大家遵守檔案來源的存放原則 ,
在說好的地方放置檔案 , 那麼水龍頭打開就會有水 (電腦/手機/平板 打開來 就可以在對應位置找到對應的檔案 .)

小企業的總經理 笑著跟工程師說 :

集團裡的其他總經理 以前都笑我們老是找不到會議要用到的檔案 ,
現在我也可以透過 平板電腦 / 筆記型電腦 , 隨時隨地 , 輕鬆點幾下 , 就找到我所需要的檔案 .
日後就可以隨時掌握到 會計 / 行政 / 業務同仁的最新版本文件 , 和企業運作資訊零時差了 .

幾個常見盲點

1. 小企業 , 不見得表示營收金額低 , 可能只是內部人員數量少 .
2. 人數少的時候 , 工作流程的順暢改善程度 , 將會帶來可觀的業務效益 .
3. 小企業 很可能是 大型供應鏈 或者 集團 的一員 , 跟得上節奏與腳步 , 就有生意可做 .

簡單來說 : 因為 檔案傳遞 交換分享 管理 備份 搜尋 等等任務自動化程度一旦高了起來 ,
每個工作者的寶貴時間就節省下來 , 能夠有更多產值 . => 當企業內 人少而精 的時候 ,
想提昇企業業務執行效益 , 每個人透過自動化輔助的工作效率 , 要更高 !

好的 “基礎架構”

電腦 / 網路速率 / 傳遞與搜尋效能 / 隨時存取 / 存取管控 / 自動備份 …  等等 ,
在企業內外業務運作時 , 會扮演非常重要的角色 .
彼此的業務執行情報與成果 , 所有相關的團隊成員 , 可以瞬間取得 , 毫無延誤 !

微軟的 混合實境
(上圖為 微軟的 混合實境 示意圖)

 

(以上為 ASUSTOR AiData / QNAP Q file / Synology DS file 檔案存取專用 App 畫面)

電腦效能之外

有些公司的老闆很聰明 , 會優先把公司的個人電腦盡量變穩變快 , 譬如 :
換上 效能高一點的 CPU , 多一點記憶體 , 快速一點的固態硬碟
(有設計與作圖的部份 , 可能還要考慮專業繪圖卡) .
這些部分 , 只要跟 公司有配合的當地電腦經銷商夥伴討論一下 ,
就可以得到很好的個人檔案處理效能提昇 .


(上圖 為 PassMark Performance TEST 軟體畫面)

… (想得到更多的中小企業資訊基礎架構方案通知 , 歡迎加入 臉書社團 : NAS 企業用戶服務社團 .)

隨時隨地的 網路世界

在網路便利的環境之下 , 知識工作者的工作成果檔案傳遞 , 就不再是靠 寄送 燒錄的光碟片 ,
或者 攜帶 隨身碟 來交換情報資訊 . 而是透過 “網路” .

而 “網路” 的 網網相連 , 就變得非常重要 , 同時又得保持著 傳遞當中的 保密過程 , 以及資料正確 .

最常見的是 :

1. 企業內部網路 , (有線網路 / WiFi)
2. 網際網路 , (Internet / 3G / 4G / 5G …)
3. 企業間的加密傳輸通道 . (MPLS / VPN …)

簡報開會 如果忽然發現缺個重要檔案 , 總不能夠請快遞人員 臨時來幫忙送檔案 ,
無時無刻都能保持檔案在線上的狀態 , 就是企業組織 隨時 隨地 保持連結最新版本資訊的必要致勝關鍵 .

「pigeon mail」的圖片搜尋結果
(古時候通訊 , 大家比的是 飛鴿傳書 網路 或者 驛站 佈建的能力與範圍.)

方便之外 還有 “資安考量”

開車 , 可以考慮舒適 可以考慮速度 , 不過 , 絕對要把 “乘客與路人的安全” 也考量進來 .
檔案 / 資訊傳輸 也是相同的 , 不管傳輸多麼方便 , 或者多麼快速 , 傳輸過程一旦無法確保安全無虞 ,
沒有人願意在這樣的環境 交換檔案情報資訊 .

「letter sealed with wax」的圖片搜尋結果
(皇室與政府傳遞的大事 , 常用 戳章以及熔蠟 做為 封蠟 安全驗證機制)

Last modified: 06/06/2019

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