整頓檔案的工具 或者 策略 ?

整頓檔案的工具

這張照片 [來源] 意象很好

 

電腦與網路的協助下 , 無紙化 確實讓人們能夠以很少的空間 儲存驚人數量的圖文檔案 . 如上面引用照片所示 , 人們不再被成堆的文件壓垮 , 甚至是找檔案也輕鬆容易多了 .

而接踵而來的卻是爆量檔案的 分類 / 生命週期 等等的管理數量級問題 . 個人很容易在長時間職場內 累積到 數萬 數十萬 乃至於 數百萬個檔案 .

紙本檔案數位化是個必然文明演化進程 , 不說職場 , 光是家用相機 手機拍照 , 就能說達到了歷史新高的數量 , 舊時光的相本 , 頂多是幾本泛黃的相簿 , 現在動輒是幾千張 幾萬張的 手機 相機內的照片檔案 , 還得時不時地把滿掉的記憶卡內容複製到 NAS 裡面去歸檔 , 或者任由 Google 相簿幫忙備份 . 處理 “萬” 等級數量的檔案 , 已經是家常便飯 , 人人遇得到的情況了 .

公司裡的資深員工或者郵件往返工作沉重的同仁 , 也都會輕易累積到 萬 乃至於 十萬數量級的 數位檔案 , 作為企業主 或者 經理人 , 不早一點設想處理標準 , 遲早都會遇到 這個 10^5 等級的問題 .

會大量累積或者產生的檔案類型 , 最終都會遇到檔案數量大增的情況 , 檔案數量 或者 檔名長度(包含路徑總長) , 會是常見到的管理問題起因 .

 
例如 系統日誌檔案 或者 單封信件就是一個檔案的郵件系統 (像是 Windows Live Mail …) 日積月累之下 , 如果當初沒有刻意設計檔案收發管理機制 , 就容易釀成 檔案數量災難 .
 
以 儲存設備 的存取來說 , 要處理的檔案中 , 若是 零碎檔案果佔了大多數比例時 , 是特別消耗處理時間的 . 這個說明可能讓人沒什麼感覺 , 如果檔案數量大到 幾十萬個的數量等級 (更不用提 上百萬個 千萬個的等級) , 那表示 是單一檔案處理時間的 10的五次方 的上升冪次 . 就算硬碟可以每秒處理 100 個 IO 好了 , 算下來也是要以小時為計算單位的時間長度呢 .
 
平常如果能夠分類好 , 屆時處理 搜尋範圍 或者 歸檔區域 就會明顯輕鬆得多 .
 
如果平常沒有分類建立資料夾 , 並加上時間區隔 , 而是混在一個資料夾內 (譬如 許多人的電腦桌面 , 滿滿的都是檔案圖示 (還滿溢到隔壁桌面了)) 在一定數量之下 , 也許人眼還可以搜尋辨識 , 在一個數量等級之後 (應該是 10^2 項目以內) , 恐怕就會必須要開始建立 分類擺放的資料夾 , 開始區分存取檔案的位置 , 之後依據需求 , 開始出現 二階 三階 子資料夾結構 .
 
檔案有 建立日期 修改日期 存取日期 等等數據資訊 , 由作業系統管理著 . 有這些資訊 , 便能夠過工具軟體幫忙 排序 或者 過濾出 依據日期 , 想要找到 或者 想要刪除的檔案 , 不過 , 在使用工具大量刪除以前 , 建議多做幾次 不同規模的 演練 (而且應該在有備份的情況下做測試與驗證) , 以防萬一指令錯誤 或者 系統有問題時 , 造成有用的檔案資料毀損遺失的災害 .
 
就算平常忙於工作 , 每一段時間 (最遲在 人眼管理機制快要崩潰前) 務必要開始建立 或者 檢討修正 檔案存取規則 . 等到 為整頓檔案數量大到 十萬等級的時候 , 就像是打了五層複雜繩結的一坨纜繩 , 是會讓人很難下決心處理了 .
 
軟體雖然是工具 , 不過一般工具沒有這麼多智慧 , 大約只能處理固定規則的工作 ; 而平日能夠建立與修正自己的檔案處理原則 , 建立起 分類 備份 快照 等等原則 , 不斷調整與驗證 , 這才是最強大有效的整頓策略與實踐方式呢 .
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